KI-Pilot: ein Anwendungsfall, produktiv in 8 bis 12 Wochen

Ein priorisierter Anwendungsfall geht in den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden. Datenhoheit bei Ihnen, Werkzeugwahl entlang Betriebsvereinbarung und IT-Vorgaben, wöchentlicher Check-in mit der Geschäftsführung. Am Ende steht kein Bericht, sondern ein laufendes System und eine klare Entscheidung: ausbauen, anpassen oder stoppen.

8 bis 12 Wochen
Ein Anwendungsfall
ab 18.000 € Festpreis

Der Unterschied

Die meisten Piloten scheitern nicht. Sie enden nur nie.

Ein Pilot, der beeindruckt, ist leicht zu bauen. Man nimmt saubere Beispieldaten, einen Fall ohne Sonderfälle und eine Vorführung, in der der Entwickler die Fragen stellt. So entsteht eine Demo, die alle überzeugt und die nie jemand benutzt.

Der teure Teil kommt danach: die Sonderfälle, die Übergabe ins Zielsystem, die Frage, wer den Fall betreut, wenn er falsch antwortet. Genau dort bleiben Projekte liegen, und zwar nicht wegen der Technik, sondern weil vorher niemand entschieden hat, wie ein Ergebnis aussieht, das gut genug ist.

Ein Pilot ist erst fertig, wenn ihn jemand benutzt, der nicht daran gebaut hat.

Ablauf

Wie die 8 bis 12 Wochen aufgeteilt sind

Die genaue Aufteilung hängt vom Fall ab. Das Muster ist immer dasselbe: zuerst festlegen, was gut genug heißt, dann bauen, dann von echten Nutzern kaputt machen lassen, dann übergeben.

Abnahmekriterien festlegen

Woche 1

Bevor eine Zeile entsteht: Woran erkennen wir, dass der Fall funktioniert? Welche Fehlerquote ist tragbar, welche nicht? Wer im Haus entscheidet das? Diese Frage am Anfang zu klären ist unbequem und spart am Ende die Diskussion darüber, ob das Ergebnis reicht.

Anbindung und erster Durchstich

Woche 2 bis 4

Zugänge, Schnittstellen, Berechtigungen. Am Ende dieses Blocks läuft der Fall einmal komplett durch, von der Eingabe bis dorthin, wo das Ergebnis tatsächlich gebraucht wird. Bewusst früh und bewusst hässlich: Die Übergabe ins Zielsystem ist der Schritt, an dem extern gebaute Systeme am häufigsten scheitern.

Sonderfälle und Qualität

Woche 4 bis 8

Jetzt kommen die Fälle, die keiner beschrieben hat, weil sie alle im Kopf haben. Wir messen gegen die Abnahmekriterien statt gegen ein Gefühl und arbeiten die Abweichungen ab.

Echte Nutzer, echter Alltag

Woche 6 bis 10

Eine kleine Gruppe arbeitet damit, ohne dass wir daneben sitzen. Was hier auffällt, ist wertvoller als jede interne Testrunde. Parallel entsteht die Einweisung für den Rest des Teams.

Übergabe und Dokumentation

letzte Wochen

Betriebsdoku, Zugänge, Verantwortlichkeiten. Was wir bauen, läuft auf Ihrer Infrastruktur und mit Ihren Zugängen. Sie bleiben unabhängig von uns, auch wenn die Zusammenarbeit hier endet.

Entscheidungsvorlage

Abschluss

Ausbauen, anpassen oder stoppen, mit den gemessenen Zahlen daneben. Wenn ausbauen sinnvoll ist, steht dort auch, was der nächste Fall wäre und warum.

Typische Fälle

Fünf Piloten, die wir am häufigsten bauen

Wissens-Assistent

Antworten aus den eigenen Dokumenten, mit Belegstelle

Mitarbeitende fragen in normaler Sprache und bekommen eine Antwort samt Verweis auf die Stelle im Originaldokument, aus der sie stammt. Die Belegstelle ist kein Extra, sie ist der Kern: Ohne sie kann niemand prüfen, ob die Antwort stimmt. Dieser Fall braucht fast immer eine Machbarkeitsprüfung vorab, weil Ihre Dokumente die Qualität bestimmen.

Angebots-Entwürfe

Aus Anfrage und ERP-Daten wird ein Entwurf

Die Anfrage kommt als Mail oder PDF herein, das System zieht Artikel, Preise und Konditionen aus dem ERP und legt einen Entwurf vor. Freigeben und versenden macht weiter ein Mensch. Der Hebel liegt selten im Schreiben, sondern im Zusammensuchen davor.

E-Mail-Triage

Posteingang sortiert, Antwortentwürfe vorbereitet

Eingehende Mails werden nach Art und Dringlichkeit einsortiert, an die zuständige Rolle gegeben und, wo der Fall klar ist, mit einem Antwortentwurf versehen. Gesendet wird nichts ohne Freigabe. Der Hebel liegt nicht im Schreiben, sondern im Sortieren: Der Posteingang eines Innendienstes ist die Stelle, an der Dringendes und Belangloses gleich aussehen. Diesen Ablauf betreiben wir seit Längerem im eigenen Haus.

Frühwarnsystem

Auffällige Muster im Bestellverhalten

Kunden, die still weniger bestellen, Artikel, die aus dem Rhythmus fallen, Anfragen, die auffällig lange liegen. Kein Prognosemodell, sondern eine wöchentliche Liste mit Begründung, die im Vertrieb tatsächlich abgearbeitet wird.

Meeting-Nachbereitung

Protokoll, Aufgaben, Übergabe ins System

Der unauffälligste der vier und oft der mit der schnellsten Akzeptanz, weil ihn niemand vermisst, wenn er ihm abgenommen wird. Interessant wird er, wenn die Aufgaben nicht in einem Dokument landen, sondern dort, wo Ihr Team ohnehin arbeitet.

Warum diese Liste kurz ist

Wir bauen auch anderes. Aber wir nennen hier nur Fälle, die wir mehrfach gebaut oder selbst im eigenen Betrieb laufen haben, und bei denen wir deshalb wissen, wo sie schwierig werden. Welcher Fall bei Ihnen zuerst dran ist, entscheidet nicht diese Liste, sondern der Workshop.

Voraussetzungen

Was Sie stellen müssen

Eine entscheidungsfähige Person aus der Geschäftsführung im wöchentlichen Check-in. Nicht als Berichtsempfänger, sondern weil in jedem Piloten zwei bis drei Fragen auftauchen, die nur sie beantworten kann.
Eine Person aus dem Fachbereich, die den Ablauf wirklich kennt und pro Woche zwei bis vier Stunden hat. Der häufigste Grund für Verzögerung ist nicht Technik, sondern dass niemand benannt wurde.
Zugänge und Freigaben. Wer erteilt sie, und wie lange dauert das bei Ihnen? Diese Frage klären wir im Kickoff, nicht in Woche fünf.
Geklärte Mitbestimmung, wo sie greift. Wenn eine Betriebsvereinbarung ein formales Gate ist, planen wir sie als Termin ein, nicht als Überraschung.

Preis

Festpreis, vorab vereinbart

Der Pilot startet ab 18.000 € netto. Die genaue Zahl steht fest, bevor wir anfangen, und ändert sich während des Projekts nicht. Was den Preis bewegt, ist der Umfang der Anbindung: Ein Fall, der auf freigegebenen Werkzeugen läuft, ist günstiger als einer, der drei Systeme verbinden und eine eigene Architektur tragen muss.

Bestimmen Ihre eigenen Dokumente und Daten die Antwortqualität, geht die Machbarkeitsprüfung voraus. Erst danach können wir einen Festpreis nennen, der nicht geraten ist. Läuft Ihr Fall auf Werkzeugen, die bei Ihnen ohnehin freigegeben sind, gehen wir direkt in den Piloten.

Fragen

Häufig gefragt zum Piloten

Was heißt produktiv genau?

Produktiv heißt: Ihre Mitarbeitenden nutzen den Anwendungsfall in ihrer normalen Arbeit, mit echten Daten, ohne dass jemand daneben sitzt. Nicht: eine Demo-Umgebung, in der jemand aus der IT die Beispiele vorbereitet hat. Der Unterschied klingt klein und ist der Grund, warum die meisten Piloten nie in den Betrieb gehen.

Wie viel Zeit kostet uns das intern?

Rechnen Sie mit einem wöchentlichen Check-in von 30 bis 45 Minuten mit der Geschäftsführung und einer benannten Person aus dem Fachbereich, die pro Woche etwa zwei bis vier Stunden für Rückfragen, Testen und Rückmeldung einplant. Dazu kommt die Zeit der späteren Nutzer für zwei bis drei Testrunden. Ohne diese Beteiligung bauen wir an Ihnen vorbei.

Läuft das auf Ihrer oder auf unserer Infrastruktur?

Auf Ihrer. Wir bauen mit Ihren Zugängen, in Ihren Systemen und auf einer Architektur, die zu Ihren Vorgaben passt. Sie bleiben unabhängig von uns: Wenn die Zusammenarbeit endet, läuft der Anwendungsfall weiter, und Ihr IT-Partner oder Ihre eigene IT kann ihn übernehmen.

Was passiert, wenn der Pilot nicht funktioniert?

Dann sagen wir das und begründen es. Am Ende steht in jedem Fall eine Entscheidungsvorlage mit drei Optionen: ausbauen, anpassen oder stoppen. Stoppen ist ein legitimes Ergebnis. Teurer als ein gestoppter Pilot ist ein Anwendungsfall, den niemand nutzt und den trotzdem niemand abschaltet.

Warum ab 18.000 € und nicht nach Aufwand?

Weil ein Tagessatz das Risiko zu Ihnen schiebt und uns dafür belohnt, dass es länger dauert. Der Festpreis wird vor dem Start vereinbart, nachdem klar ist, was gebaut wird. Genau deshalb steht bei datenabhängigen Fällen die Machbarkeitsprüfung davor: Ohne Messung wäre jeder Festpreis von uns geraten.

Können wir mehrere Anwendungsfälle parallel starten?

Können Sie, sollten Sie aber nicht. Der erste Fall hat eine Aufgabe, die über die Einsparung hinausgeht: zu beweisen, dass bei Ihnen etwas läuft, das vorher nicht lief. Zwei parallele Baustellen halbieren die Aufmerksamkeit der Führung und verdoppeln die Zahl der Ausreden, wenn es hakt. Der zweite Fall kommt in die Begleitung.

30 Minuten. Danach wissen Sie, ob es passt.

Erzählen Sie uns, wo Sie stehen. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob und wie wir helfen können. Wenn nicht, sagen wir Ihnen, wer besser passt.

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