Quelle: https://www.ailentis.com/einfuehrung · Ailentis GmbH, Hamburg Titel: KI-Einführung in 90 Tagen: Führung, Team und ein laufender Wissensassistent | Ailentis Beratung # KI-Einführung in 90 Tagen: Führung, Team und ein laufender Wissensassistent Ein Paket, das KI nicht in einer Abteilung ausprobiert, sondern im Unternehmen verankert: Die Führung entscheidet, zwei Bereiche fangen an, alle Mitarbeitenden werden geschult, und ein Wissensassistent auf Ihren eigenen Dokumenten läuft im Alltag. Von uns eingerichtet, gegen Ihre echten Fragen gemessen, zum Festpreis. - 90 Tage - Ganzes Unternehmen - 22.000 € Festpreis ## Lizenzen sind gekauft. Genutzt werden sie kaum. Die meisten Unternehmen, mit denen wir sprechen, haben nicht zu wenig KI, sondern zu wenig Bewegung. Copilot oder Gemini sind lizenziert, einiges ist längst freigegeben, und trotzdem arbeitet kaum jemand anders als vor einem Jahr. Das liegt selten an der Technik. Es liegt daran, dass jeder Baustein allein verpufft. ### „Wir haben alle geschult.“ Schulung ohne Anwendung wird vergessen, sobald der Alltag wieder anfängt. Nach drei Wochen arbeitet jeder wie vorher. ### „Das Tool ist doch freigegeben.“ Eine Anwendung ohne Schulung wird nicht genutzt, weil niemand sicher weiß, was er hineingeben darf. Im Zweifel lässt man es. ### „Die IT kümmert sich darum.“ Ein Projekt ohne Führung bleibt eine Insel. Beim ersten Engpass fehlt jemand, der entscheidet, und es bleibt liegen. Deshalb gibt es die Bausteine nur zusammen. Die Schulung endet mit dem Start des Assistenten, der Assistent gibt der Schulung ein Beispiel aus dem eigenen Haus, und die Führung hat vorher entschieden, wofür beides da ist. ## Fünf Bausteine, ein Festpreis. Ein Ergebnis, das läuft. Nach 90 Tagen haben Sie keinen Bericht über KI. Sie haben ein Team, das damit arbeitet, und ein System, das läuft. ### KI-Einführung 90 Tage · ganzes Unternehmen · vor Ort und online 22.000 € Festpreis, netto Halber Tag vor Ort Führungs-Workshop Ihr Führungsteam probiert selbst aus, sortiert die Ideen nach Reife und legt fest, welche zwei Bereiche anfangen und welcher Wissensbestand in den Assistenten geht. Je halber Tag vor Ort Zwei Bereichs-Sessions Mit den Leuten, die die Arbeit machen. Je Ablauf markiert: KI, schlichte Automatisierung oder ein Werkzeug, das Sie schon haben. Ergebnis ist eine Liste mit Verantwortlichen. 3 × 90 Min online KI-Grundschulung für alle Drei Webinare, die aufeinander aufbauen, mit Teilnahmebestätigung. Egal, ob 50 oder 300 Menschen teilnehmen. Fertige Lösung Wissensassistent auf Ihren Dokumenten Antworten in normaler Sprache, mit Verweis auf die Quelle. Von uns eingerichtet, gegen Ihre Fragen gemessen, laufend übergeben. Sie müssen nichts bauen. Zum Abschluss Review mit der Geschäftsführung Was wird genutzt, wie viele Stunden spart es, wo hakt es noch. Dazu die Empfehlung, was als Nächstes kommt und was besser nicht. FestpreisWorkshop wird angerechnetLizenzen über Ihre VerträgeAusstieg nach Datencheck Zum Vergleich: Ein individuell gebauter Pilot für einen einzelnen Anwendungsfall beginnt bei uns bei 18.000 €. Die Einführung kostet wenig mehr und bringt das ganze Unternehmen in Bewegung. ## Fertig heißt: Er läuft. Nicht: Er wurde vorgeführt. Ein Wissensassistent ist einer der Fälle, die wir am häufigsten bauen, und einer, bei denen wir genau wissen, wo sie scheitern: an Dokumenten in fünf Versionen, an Rechten, die niemand geklärt hat, und an einer Qualität, die nur gefühlt wurde. Deshalb steht vorher fest, was am Ende übergeben wird. Typische Wissensbestände - Technische Datenblätter - Handbücher und Anleitungen - Produkt- und Angebotswissen - QM- und Prozessdokumente - Personalhandbuch - Richtlinien und Vereinbarungen - Interne FAQ 01 ### Er läuft dort, wo Ihr Team arbeitet Mit der gewohnten Firmen-Anmeldung. Kein neues Werkzeug, kein zusätzliches Passwort. 02 ### Er sieht nur, was er sehen darf Zugriff auf den freigegebenen Bestand, nicht auf das ganze Laufwerk. Ihre Daten bleiben in Ihrer Umgebung. 03 ### Jede Antwort nennt ihre Quelle Ohne Belegstelle kann niemand prüfen, ob sie stimmt, und dann nutzt sie auch niemand. 04 ### Die Qualität ist gemessen Gegen 50 bis 80 echte Fragen aus Ihrem Alltag, deren richtige Antwort Ihr Fachbereich kennt. Das Ergebnis steht schwarz auf weiß in der Übergabe. 05 ### Er gehört Ihnen Übergabe mit Anleitung für Ihre IT und 30 Tagen Nachbetreuung. Wenn die Zusammenarbeit endet, läuft er weiter. Was er nicht tut Er trifft keine Entscheidungen, er liefert Antworten mit Quelle, und entscheiden tun Ihre Leute. Er dient nicht der Leistungskontrolle: Ausgewertet wird die Qualität der Antworten, nicht, wer was fragt. Er liest nichts außerhalb des freigegebenen Bestands. Und er ist so eingestellt, dass er sagt, wenn er keine passende Stelle findet, statt zu raten. Der eingebaute Ausstiegspunkt In den ersten zwei Wochen prüfen wir den gewählten Bestand gegen Ihre Fragen. Zeigt sich, dass er nicht trägt, wählen wir mit Ihnen einen anderen. Gibt es keinen geeigneten, entfällt der Assistent und wird nicht berechnet. Das ist dieselbe Logik wie bei unserer Machbarkeitsprüfung, nur als fester Schritt im Paket. ## Drei Webinare. Das letzte startet den Assistenten. Kein Pflichtprogramm zum Abhaken, sondern so gebaut, dass es im eigenen Haus ankommt: mit Beispielen aus Ihren Abläufen, auf den Werkzeugen, die bei Ihnen freigegeben sind. Webinar 1 · 90 Min ### Was KI kann, und was ich eingeben darf Wo Sprachmodelle zuverlässig sind und wo sie erfinden. Dazu die Frage, die im Alltag am meisten verunsichert: Welche Daten dürfen in welches Werkzeug? Entlang Ihrer Freigaben und, wo vorhanden, Ihrer Betriebsvereinbarung. Webinar 2 · 90 Min ### Praxis mit Ihren Werkzeugen Mit dem, was bei Ihnen lizenziert ist, an Aufgaben aus Ihrem Haus: Mails, Protokolle, Recherchen, Auswertungen. Ziel ist, dass jede Person danach eine Sache anders macht als vorher. Webinar 3 · 90 Min ### Der Assistent geht live Das letzte Webinar ist gleichzeitig der Start des Wissensassistenten für alle. Wie man ihn fragt, wie man eine Antwort prüft und wem man meldet, wenn sie falsch ist. Alle Teilnehmenden erhalten eine Teilnahmebestätigung. Damit können Sie die Schulung als Maßnahme zur KI-Kompetenz nach Art. 4 der EU-KI-Verordnung dokumentieren. ## Zwölf Wochen. Vier Etappen. 1. 01Führungs-Workshop und DatencheckWoche 1 bis 2Die Führung legt Bereiche und Wissensbestand fest. Parallel sammeln wir mit Ihrem Fachbereich die Testfragen und prüfen, ob der Bestand trägt. 2. 02Erste Session, Schulung beginnt, Assistent wird eingerichtetWoche 3 bis 6Webinar 1 und 2 laufen, der erste Bereich arbeitet seine Abläufe durch. Der Assistent wird angebunden und ein erstes Mal gegen die Testfragen gemessen. 3. 03Zweite Session, Test mit einer kleinen GruppeWoche 7 bis 10Der zweite Bereich ist dran. Eine Pilotgruppe nutzt den Assistenten im Alltag, ohne dass wir daneben sitzen. Was dort auffällt, arbeiten wir ab. 4. 04Start für alle und ReviewWoche 11 bis 12Webinar 3 startet den Assistenten für das ganze Haus. Im Abschluss-Review liegen die gemessenen Zahlen und die Empfehlung für die nächsten Schritte auf dem Tisch. ## 22.000 € Festpreis für das ganze Paket Alle fünf Bausteine zusammen, netto. Der Preis steht vor dem Start fest und ändert sich während der 90 Tage nicht. Dass das Paket kaum mehr kostet als ein einzelner Pilot, liegt daran, dass der Assistent auf einem erprobten Fundament entsteht statt als Einzelanfertigung. ### Was angerechnet wird Haben Sie den Ideation-Workshop bereits gebucht, rechnen wir die 2.900 € voll an, wenn die Einführung binnen 60 Tagen beginnt. Der Workshop ersetzt dann den ersten Baustein. ### Was nicht enthalten ist Lizenz- und Cloudkosten laufen über Ihre Verträge, damit Sie von uns unabhängig bleiben. Bei Terminen vor Ort außerhalb des Hamburger Umlands kommen Reisekosten dazu. Weitere Bereiche und weitere Assistenten auf demselben Fundament bieten wir ebenfalls zum Festpreis an. Der Festpreis gilt für Unternehmen, die mit Microsoft 365 arbeiten und deren Wissensbestand digital vorliegt. Arbeiten Sie mit einer anderen Umgebung, nennen wir den Preis nach dem Erstgespräch. Wir begleiten nur wenige Einführungen gleichzeitig, der Start erfolgt nach Absprache. ## Häufig gefragt zur Einführung **Was ist der Unterschied zum Piloten?** Der Pilot bringt einen einzelnen, individuell gebauten Anwendungsfall in den Betrieb. Die Einführung bringt das Unternehmen in Bewegung: Führung, zwei Bereiche, alle Mitarbeitenden und einen Wissensassistenten, der auf einem erprobten Fundament steht statt auf einer Einzelanfertigung. Wer schon weiß, welcher Fall es sein soll, und dieser Fall kein Wissensassistent ist, ist mit dem Piloten besser bedient. **Müssen wir den Assistenten selbst bauen?** Nein. Wir richten ihn ein, testen ihn gegen Ihre echten Fragen und übergeben ihn laufend. Von Ihnen brauchen wir Zugänge, eine Person aus dem Fachbereich, die die richtigen Antworten kennt, und eine aus der IT, die Freigaben erteilt. Wer im Haus selbst mitbauen möchte, kann das, und lernt dabei, wie der zweite Assistent ohne uns entsteht. **Was, wenn unsere Dokumente dafür nicht taugen?** Das zeigt sich in den ersten zwei Wochen, nicht in Woche zehn. Dafür gibt es den Datencheck: Wir prüfen den Bestand gegen 50 bis 80 echte Fragen aus Ihrem Alltag. Trägt er nicht, wählen wir mit Ihnen einen anderen Bestand. Gibt es keinen geeigneten, entfällt der Assistent und wird nicht berechnet. Den Anteil am Festpreis nennen wir vorab im Angebot. **Reicht die Grundschulung für die Kompetenzpflicht nach der KI-Verordnung?** Seit Februar 2025 verlangt Art. 4 der EU-KI-Verordnung, dass Unternehmen für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden sorgen. Wie das nachzuweisen ist, schreibt die Verordnung nicht vor. Die drei Webinare und die Teilnahmebestätigungen sind ein Baustein, mit dem Sie diese Maßnahme dokumentieren können. Eine Rechtsberatung ersetzen sie nicht. **Wie viel Zeit kostet das intern?** Die Führung ist an zwei bis drei Terminen gefordert: Workshop, Abschluss-Review und eine kurze Abstimmung zwischendurch. Die beiden Bereiche je einen halben Tag. Alle Mitarbeitenden dreimal 90 Minuten. Für den Assistenten braucht es eine Person aus dem Fachbereich mit zwei bis drei Stunden pro Woche in den Testphasen. Das ist weniger, als ein Pilot ohne diese Vorarbeit später an Nacharbeit kostet. **Muss der Betriebsrat zustimmen?** Das hängt von Ihrer Lage ab, nicht von uns. Schulungen und neue Systeme sind oft mitbestimmungspflichtig, ein Wissensassistent ohne personenbezogene Daten häufig weniger heikel als gedacht. Wenn es eine Betriebsvereinbarung gibt, lesen wir sie vorab mit und planen den Betriebsrat als Termin ein, nicht als Überraschung. **Was passiert nach den 90 Tagen?** Der Assistent läuft auf Ihrer Infrastruktur und mit Ihren Zugängen weiter, auch ohne uns. Im Abschluss-Review steht, welcher Bereich und welcher Assistent als Nächstes sinnvoll wäre. Wenn Sie das mit uns angehen wollen, geht das zum Festpreis oder in der monatlich kündbaren Begleitung. Wenn nicht, endet es hier.