Quelle: https://www.ailentis.com/betriebsvereinbarung · Ailentis GmbH, Hamburg Titel: KI und Betriebsvereinbarung: was der Betriebsrat wirklich fragt | Ailentis Beratung # KI und Betriebsvereinbarung: was der Betriebsrat wirklich fragt Die Fragen, die Ihr IT-Leiter stellen wird, und der Betriebsrat. Wir planen von Anfang an mit ihnen, statt sie am Ende zu entdecken. Diese Seite fasst zusammen, wie eine KI-Betriebsvereinbarung in der Praxis aufgebaut ist, was ein Betriebsrat tatsächlich fragt und warum eine bestehende Vereinbarung Projekte beschleunigt. - Mitbestimmung - Datenhoheit - EU-KI-Verordnung - Systemhaus ## Der Betriebsrat ist Beteiligter. Kein Hindernis. Wir haben Projekte begleitet, in denen die Betriebsvereinbarung ein formales Gate war, und planen sie seitdem so. Der Unterschied zwischen einem Projekt, das durchgeht, und einem, das im Frühjahr liegen bleibt, liegt selten in der Technik. Er liegt darin, ob jemand die Vereinbarung gelesen hat, bevor er ein Werkzeug vorgeschlagen hat. Das klingt banal und ist es nicht. Wer im Raum eine Empfehlung ausspricht, die gegen die geltende Anlage verstößt, hat in dem Moment zwei Dinge verloren: das Werkzeug und das Vertrauen. Deshalb ist die Vereinbarung für uns die Grundlage und nicht die Einschränkung. Wir fordern nichts Neues. Wir bauen auf dem auf, was Sie bereits vereinbart haben, und machen den bestehenden Freigabeweg schnell und entscheidungsreif. ## Wie eine KI-Betriebsvereinbarung in der Praxis aussieht Die Vereinbarungen, die wir gesehen haben, folgen einem erstaunlich ähnlichen Muster: ein kurzer Hauptteil mit den Regeln und zwei bis drei Anlagen, in denen die eigentliche Arbeit steckt. Hauptteil ### Die Regeln, meist auf zwei bis drei Seiten Wer darf KI-Systeme nutzen und unter welchen Bedingungen. Häufig darin: eine Grundkompetenzschulung als Voraussetzung, das Verbot, personenbezogene oder vertrauliche Daten ohne ausdrückliche Regelung einzugeben, der Ausschluss automatisierter Einzelentscheidungen über Personen, und die Pflicht, jedes Ergebnis zu prüfen. Anlage 1 ### Die Positivliste freigegebener Systeme Eine Tabelle: Welches System ist freigegeben, dürfen personenbezogene Daten hinein, dürfen vertrauliche Unternehmensdaten hinein, gibt es eine gesonderte Regelung. Der wichtigste Satz dieser Anlage steht meist im Hauptteil: Erlaubt ist nur, was auf der Liste steht. Auch kostenlose Werkzeuge sind ohne Freigabe unzulässig, und zwar auch dann, wenn sich jemand mit privater Mailadresse anmeldet. Anlage 2 ### Verbotene und hochriskante Praktiken Der Verweis auf die EU-KI-Verordnung, meist zweigeteilt: verbotene Praktiken nach Artikel 5 und Einsatzzwecke, die als hochriskant gelten und ohne gesonderte Regelung nicht erlaubt sind. Genau hier lohnt ein zweiter Blick, siehe unten. Kontrolle ### Was ausgewertet werden darf und was nicht Gut gemachte Vereinbarungen schließen Leistungs- und Verhaltenskontrolle ausdrücklich aus: keine dauerhafte oder anlasslose Überwachung, keine Auswertung von Eingaben oder erzeugten Texten. Zulässig bleiben die Beschränkung auf freigegebene Systeme, aggregierte nicht personenbezogene Nutzungsdaten und anlassbezogene Stichproben unter Beteiligung des Betriebsrats. Pflege ### Turnus, Verantwortlicher, Freigabeweg Eine Überprüfung ein- bis zweimal jährlich, eine namentlich benannte Person als Adressat für alles KI-bezogene, und ein definierter Weg, wie ein neues System auf die Liste kommt. Diese Person ist im Projekt oft wichtiger als der IT-Leiter, weil sie der formale Eigentümer des Themas ist. ## Was das für ein Projekt konkret heißt ### Die erste Datei, die wir sehen wollen Vor jeder Werkzeug-Empfehlung fragen wir nach der Vereinbarung samt Anlagen. Sie beantwortet in zehn Minuten Fragen, die sonst drei Abstimmungsrunden kosten: Womit dürfen wir planen, was braucht eine Freigabe, und wie lange dauert die. ### Im Workshop meldet sich niemand irgendwo an Wenn eine Positivliste gilt, arbeiten die Teilnehmenden im praktischen Teil auf unseren Konten und, wo nötig, auf unseren Geräten. Kein Teilnehmer registriert sich während des Termins bei einem Dienst. Das ist kein Detail: Eine Anmeldung mit beruflicher oder privater Mailadresse im beruflichen Kontext ist in vielen Vereinbarungen ausdrücklich unzulässig. ### Demos laufen auf öffentlichem Material Solange die Freigaben nicht geklärt sind, arbeiten wir mit Material, das ohnehin öffentlich ist: Ihre Website, Ihre Kataloge, Ihre Datenblätter. Erst im Piloten, mit geklärter Grundlage, kommen interne Dokumente ins Spiel. ### Der übersehene Punkt: Bildung als Hochrisiko Ein Anwendungsfall taucht in fast jeder Ideenliste auf: KI für Einarbeitung, Produktschulung oder Schulungsmaterial. In den Hochrisiko-Kategorien der EU-KI-Verordnung ist der Bereich der allgemeinen und beruflichen Bildung ausdrücklich genannt. Ob ein konkreter Fall darunterfällt, hängt am Zweck, und genau diese Einordnung gehört in den Steckbrief, bevor jemand baut. Wir haben erlebt, dass dieser eine Absatz die Reihenfolge einer ganzen Priorisierung geändert hat. ### Transparenzpflicht seit dem 2. August 2026 Für veröffentlichte KI-Texte sowie erzeugte oder manipulierte Bild-, Ton- und Videoinhalte gelten seit dem 2. August 2026 Transparenzpflichten nach Artikel 50 der EU-KI-Verordnung. Wenn wir im Rahmen eines Projekts Bilder oder Videos erzeugen, ordnen wir das selbst ein, bevor jemand fragt. ## Es gibt Systeme, die das Haus nie verlassen dürfen Die zweite Frage, die immer kommt, ist die nach den Daten. Auch sie gehört an den Anfang, nicht ans Ende. Die Architektur folgt Ihrer Vorgabe, nicht unserem Lieblingsanbieter. - On-premise. Modell und Daten bleiben im Haus. Teurer im Betrieb, langsamer in der Entwicklung, und für manche Datenklassen die einzige Antwort, die einer Prüfung standhält. - Dediziertes Modell. Betrieb in einer für Sie reservierten Umgebung, ohne dass Ihre Daten in ein gemeinsames Training fließen. Der übliche Kompromiss für vertrauliche Unternehmensdaten. - Sauber getrennte Cloud. Für Fälle, in denen die Datenklasse es hergibt. Entscheidend ist nicht das Marketing-Versprechen des Anbieters, sondern was im Vertrag steht und was Ihre Vereinbarung erlaubt. - Ihr Systemhaus bleibt. Wir ersetzen weder Ihre IT noch Ihren IT-Partner. Wir bauen auf deren Infrastruktur auf und sorgen dafür, dass die Führungsebene weiß, was sie beauftragt. ## Wo unsere Zuständigkeit endet Keine Rechtsberatung Alles auf dieser Seite ist Projekterfahrung, keine Rechtsberatung. Wir sagen Ihnen, welche Fragen erfahrungsgemäß kommen und wie sich ein Projekt so planen lässt, dass es an ihnen nicht scheitert. Die verbindliche rechtliche Einordnung Ihres konkreten Falls, den Entwurf einer Vereinbarung und die Bewertung nach EU-KI-Verordnung und DSGVO macht Ihre Rechtsabteilung, Ihr Datenschutzbeauftragter oder ein Anwalt. Wir arbeiten den zu. Was wir liefern, ist die Übersetzung in die andere Richtung: Wir sagen Ihrer Rechtsseite, was technisch tatsächlich passiert, welche Daten wohin fließen und welche Alternative es gäbe, wenn die Antwort nein lautet. Diese Übersetzung fehlt in den meisten Projekten, und sie ist der Grund, warum Freigaben so lange dauern. ## Häufig gefragt zu Mitbestimmung und KI **Muss der Betriebsrat bei KI-Werkzeugen überhaupt beteiligt werden?** In der Praxis fast immer, sobald ein Werkzeug im Arbeitsalltag eingesetzt wird. Der übliche Anknüpfungspunkt ist § 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz: Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Nach ständiger Rechtsprechung reicht die objektive Eignung zur Überwachung aus, eine Überwachungsabsicht ist nicht nötig. Daneben kommen häufig Nummer 1 für Nutzungsregeln und die Mitbestimmung bei Schulungen in Betracht. Das ist unsere Projekterfahrung und keine Rechtsberatung: Die verbindliche Einordnung macht Ihre Rechtsabteilung oder Ihr Anwalt. **Bremst eine Betriebsvereinbarung unser KI-Projekt aus?** Nach unserer Erfahrung ist das Gegenteil der Fall. Häuser mit einer bestehenden Vereinbarung sind schneller, weil sie einen definierten Freigabeweg haben: Es ist klar, wer ein neues Werkzeug freigibt und welche Unterlagen dafür nötig sind. Langsam wird es in Häusern ohne Vereinbarung, weil dort jede einzelne Entscheidung neu verhandelt wird, meist mitten im Projekt. **Wir haben schon eine KI-Richtlinie. Was macht ihr dann?** Wir lesen sie, bevor wir irgendetwas empfehlen. Jede Werkzeug-Empfehlung von uns kommt mit einer Einordnung, wie sie zu Ihrer Vereinbarung passt. Wo eine Empfehlung mit ihr kollidiert, markieren wir das und schlagen vor, wie die Anlage präzisiert werden müsste, statt sie zu umgehen. Wir fordern nichts Neues, wir bauen auf dem auf, was Sie bereits vereinbart haben. **Was ist eine Positivliste und warum ist sie wichtig?** Eine Positivliste ist die Anlage zur Vereinbarung, in der steht, welche Systeme freigegeben sind und was mit ihnen erlaubt ist, typischerweise getrennt nach personenbezogenen und vertraulichen Unternehmensdaten. Sie ist der Kern des Ganzen, weil sie aus einer abstrakten Regel eine Arbeitsanweisung macht. Für ein Projekt ist sie die erste Datei, die wir sehen wollen: Sie sagt uns, mit welchen Werkzeugen wir überhaupt planen dürfen. **Dürfen wir auswerten, wer die KI wie nutzt?** In gut gemachten Vereinbarungen ist genau das ausgeschlossen: keine Leistungs- und Verhaltenskontrolle, keine anlasslose Auswertung von Eingaben oder erzeugten Texten. Zulässig sind üblicherweise die Beschränkung auf freigegebene Systeme, aggregierte nicht personenbezogene Nutzungszahlen und anlassbezogene Stichproben unter Beteiligung des Betriebsrats. Für ein Projekt ist das kein Verlust: Aggregierte Nutzung reicht völlig, um zu sehen, ob ein Anwendungsfall angenommen wird. **Was ändert die EU-KI-Verordnung daran?** Sie kommt zur Mitbestimmung hinzu, sie ersetzt sie nicht. Für den Mittelstand sind vor allem drei Punkte relevant: die verbotenen Praktiken nach Artikel 5, die Einordnung, ob ein Einsatz als hochriskant gilt, und die Transparenzpflichten nach Artikel 50 für veröffentlichte KI-Inhalte, die seit dem 2. August 2026 gelten. Häufig übersehen wird, dass KI im Bereich der allgemeinen und beruflichen Bildung als hochriskant eingestuft sein kann. Wenn ein Schulungs-Anwendungsfall gewinnt, gehört diese Einordnung in den Steckbrief, bevor gebaut wird.